Med en fortid i konsulentbranchen og som leder af et webbureau, har Karsten Bjørk Rasmussen stiftet nært bekendtskab med tidsregistrering.
“Og for at sige det lige ud, så har jeg altid oplevet det som en sur og unødvendig pligt der blev udskudt til sidste øjeblik,” siger Karsten Bjørk Rasmussen.
Gang på gang har Karsten Bjørk Rasmussen leget ‘the Friday guessing game,’ som han kalder det, når han fredag eftermiddag skulle tænke tilbage på en hel arbejdsuge og indtaste i systemet, hvilke projekter han arbejdede på hvornår og i hvor lang tid.
Risikoen for at huske forkert er stor, og det kan i sidste ende koste virksomheden dyrt, hvis kunden ikke bliver faktureret for alle timer. Omvendt er der også en risiko for, at kunden bliver faktureret for meget.
Det er ikke fordi, der mangler værktøjer som kan håndtere tidsregistrering og gøre det nemt for medarbejderne. De er bare for kedelige og har ikke fokus på at skabe gode, daglige vaner. Derfor stiftede Karsten Bjørk Rasmussen i 2019 TimeJam.
Holdånd og kappestrid
Når noget bliver gamificeret, bliver der tilsat spilelementer til en aktivitet eller ting, som ellers ikke har noget med spil at gøre.
TimeJam har gamificeret tidsregistreringen ved at give medarbejderne point, når de indtaster deres arbejdstimer i deres eksisterende tidsregistreringssystem. Indtaster medarbejderen sine timer samme dag, får de ti point, men for hver dag de venter med at gøre det, mister de to point.
Samtidig er virksomhedens medarbejdere delt op i hold og konkurrerer derfor mod hinanden om at være bedst til at indtaste timer. Da systemet samarbejder med Slack og Microsoft Teams, kan medarbejderne sende gifs og emojis til hinanden undervejs som reaktion på kollegernes tidsregistrering eller mangel på samme.
Når konkurrencen er slut efter eksempelvis en måned, kan chefen udlodde en flaske vin eller en middag på firmaets regning til det vindende hold. Der laves nye hold hver tredje måned.
“Medarbejderne indtaster ikke længere deres timer for chefen eller finansafdelingens skyld. Nu gør de det for deres holds skyld, og det gør, at medarbejderne rent faktisk får det gjort dagligt,” siger Karsten Bjørk Rasmussen.
I et pilotprojekt afprøvede TimeJam, om medarbejderne skulle dyste enkeltvis mod hinanden i stedet for i hold. Men det virkede overhovedet ikke.
“Man vil ikke være den, der får hele holdet til at sakke bagud. Så egentlig er gamification blot et middel, mens holdånden er drivkraften,” siger Karsten Bjørk Rasmussen.
Fra pligt til vane
TimeJam er lige nu ude hos ti kunder, og Karsten Bjørk Rasmussen har fulgt medarbejdernes tidsregistrering tæt, siden den første virksomhed begyndte at bruge systemet i 2019.
Hos de ti virksomheder registrerer 90-95 procent af medarbejderne deres timer hver dag. Tidligere lå det tal på 60 procent.
Men vigtigst af alt bliver medarbejderne ved med at registrere deres arbejdstimer. TimeJam er ikke blot en sjov funktion, som mister sin nyhedsværdi efter nogle måneder.
“Jeg kan se, at medarbejderne især bliver bedre til at registrere deres timer det første halve år, og fordi det så er blevet en vane, hænger det ved efterfølgende,” siger Karsten Bjørk Rasmussen.
Eksport af virksomhedskultur?
Karsten Bjørk Rasmussen går især efter den kreative branche, da virksomhedskulturen er uformel og medarbejderne ofte er åbne over for den humor og holdånd, der følger med TimeJam.
Nu melder spørgsmålet sig dog, om TimeJam også fungerer i virksomhedskulturer i udlandet.
“Danske virksomheder har en meget flad ledelsesstruktur og en uformel omgangstone, så det har været spændende at se, om TimeJam også fungerer i andre kulturer og lande. Kan vi eksportere TimeJam?” siger Karsten Bjørk Rasmussen.
Et forsigtigt svar er ‘ja.’ TimeJam har allerede kunder i USA og Sverige, og Karsten Bjørk Rasmussen har netop holdt møde med sin første kunde i Storbritannien.
Derudover er Karsten Bjørk Rasmussen lige nu i dialog med den amerikansk agent om at indgå partnerskab. Virksomheden afprøver lige nu TimeJam internt.
“De forskellige tidsregistreringsplatforme er ikke bedre end det data, medarbejderne indtaster. Så hvis TimeJam kan medvirke til, at de får bedre data i deres systemer, så får vores fælles kunde jo meget mere værdi ud af det. Derfor ligger der en god case for, at vi skal arbejde sammen,” siger Karsten Bjørk Rasmussen.
Kære læser, du er meget velkommen til at dele vores artikler på sociale medier, linke eller referere til artikler eller content på TechSavvy.media. Men ønsker du helt eller delvist at kopiere indhold fra sitet må det kun ske efter aftale med vores redaktion på editorial@techsavvy.media.
Kære læser, du er meget velkommen til at dele vores artikler på sociale medier, linke eller referere til artikler eller content på TechSavvy.media. Men ønsker du helt eller delvist at kopiere indhold fra sitet må det kun ske efter aftale med vores redaktion på editorial@techsavvy.media.